Maliye Bakanlığından:

Türkiye Gübre Sanayi A.Ş.'nin (TÜGSAŞ) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü Maddesinin (g) Bendi Uyarınca Yapacağı Mal ve Hizmet Alımlarında Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik

Resmi Gazete Tarihi:22.11.2003

Resmi Gazete Sayısı: 25297A

BİRİNCİ BÖLÜM

Genel Hükümler

Amaç ve Kapsam

Madde 1- Bu Yönetmelik TÜGSAŞ Türkiye Gübre Sanayi A.Ş. Genel Müdürlüğü ve Bağlı Ortaklıklarının 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 30/7/2003 tarihli ve 4964 sayılı Kanunun 2 nci maddesiyle değişik 3 üncü maddesinin (g) bendi uyarınca ticari ve sınai faaliyetleri çerçevesinde; doğrudan mal ve hizmet üretimine veya ana faaliyetlerine yönelik ihtiyaçlarının temini için yapacağı, Hazine garantisi veya doğrudan bütçenin transfer tertibinden aktarma yapmak suretiyle finanse edilenler dışındaki, yaklaşık maliyeti ve sözleşme bedeli iki trilyon üç yüz milyar Türk lirasını aşmayan (Bu parasal limit 22.01.2002 tarihinden geçerli kabul edilerek 01.01.2003 tarihine göre 4734 sayılı kanunun 67 nci maddesindeki esaslar dahilinde KİK tarafından güncellenir.) mal veya hizmet alımlarında uygulanacak genel kuralları kapsar.

Dayanak

Madde 2- Bu Yönetmelik, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (g) bendi ile geçici 4 üncü maddesi uyarınca hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 3- Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

a) TÜGSAŞ: Türkiye Gübre Sanayi A.Ş. Genel Müdürlüğü ve (b) bendinde sayılan bağlı ortaklıklarını,

b) Bağlı Ortaklıklar: Kütahya Gübre Sanayi A.Ş. Genel Müdürlüğü, Samsun Gübre Sanayi A.Ş. Genel Müdürlüğü, Gemlik Gübre Sanayi A.Ş. Genel Müdürlüğü,

c) İdare: (TÜGSAŞ) Türkiye Gübre Sanayi A.Ş. Genel Müdürlüğü veya bağlı ortaklıklarını,

d) İhale Komisyonu; Bu Yönetmeliğe göre oluşturulan ve ihale işlemlerini yürütmekle görevli olan komisyonları,

e) Alt Komisyon: Bu Yönetmeliğin 24 üncü maddesine göre kurulan komisyonları,

f) Sipariş: Yükleniciye İdare tarafından malın alınacağının yazılı olarak bildirilmesini,

g) Sözleşme: İdare ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı,

h) İhale Dokümanı: İhale konusu mal ve hizmet alımlarında, isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler, teknik şartnameler, sözleşme tasarısı ve gerekli diğer belge ve bilgileri,

ı) Alım: İdarenin yapacağı, bu Yönetmeliğin 1 inci maddesinde tanımlanan mal ve hizmet alımlarını,

j) Mal ve Hizmet: Bu Yönetmeliğin 1 inci maddesinde tanımlanan mal ve hizmetleri,

k) Yaklaşık Maliyet: İhale konusu işlerin önceden tahmin edilen bedelini,

l) Uygun Bedel: Teklif edilen bedellerin fiyat, kalite, teslim süresi gibi unsurlar dikkate alınmak suretiyle tercihe layık görülenini, bedel tahmini yapılamayan ihalelerde alım konusu mal veya hizmetin teknik yönünün de incelenmesi sonucu teklif edilen bedellerin uygun görülenini,

m) Ehliyet Belgesi: İsteklilerden istenilen, ihale konusu işte yeterliliklerini gösterir resmi belgeler veya komisyona güven verici nitelikteki belgelerin her birisini,

n) İhale: Bu Yönetmelikte belirlenen yöntem ve kurallarla yapılacak mal, hizmet alımlarının istekliler arasından seçilecek birisi üzerinde bırakıldığını gösteren ve yetkili merciin onayını müteakip siparişin verilmesi/sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemlerin tümünü,

o) İstekli: İhaleye teklif veren gerçek veya tüzel kişi veya kişileri,

p) Yüklenici: Üzerine ihale yapılan ve sipariş verilen/sözleşme imzalanan istekliyi,

r) Kamu Kurum ve Kuruluşları: Genel ve katma bütçeli idareler, belediyeler, il özel idareleri, sermayesinin yarısından fazlası Devlete ait olan kamu iktisadi teşebbüsleri, kamu yararına Kanunla kurulmuş tüzel kişiliğe sahip kuruluşlarla tüm bu kurum ve kuruluşlara bağlı işletmeleri,

s) Yetki Limitleri: TÜGSAŞ'ın yetki limitlerini ve kararların onay makamlarını belirlemek üzere, TÜGSAŞ Teşekkül Yönetim Kurulu kararıyla kabul edilerek yürürlüğe konulan limitleri,

t) İhale Onay Makamı: Yetki limitlerine göre belirlenen onay makamlarını,

u) Ünite: Şirket genel organizasyon şemasında yer alan faaliyet birimlerini,

v) Alım Ünitesi: Alım ve nakliye işlerini yürüten TÜGSAŞ Genel Müdürlüğünde Satınalma Dairesi Başkanlığını, bağlı ortaklıklarda Satınalma Şube Müdürlüklerini, ifade eder.

Temel İlkeler

Madde 4- İdare, bu Yönetmeliğe göre yapılacak ihalelerde saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.

Yıllık yatırım programında ve iş programında yer almayan, ödeneği bulunmayan işler için ihaleye çıkılmaz ve tedarik yapılmaz. Ancak ertesi mali yılda gerçekleşebilecek veya süreklilik arz eden (ödeneği her yıl rutin olarak programlanan) mal ve hizmet alımları için bir önceki mali yıl sona ermeden ihaleye çıkılabilir.

İKİNCİ BÖLÜM

İhale Komisyonları ve Çalışma Kuralları

İhale Komisyonları

Madde 5- İhale Komisyonu biri Başkan dördü üye olmak üzere en az beş kişiden oluşur. İhtiyaç duyulması halinde tek sayıda olmak kaydıyla bu sayı artırılabilir.

İhale Komisyonları:

a) Teşekkül Genel Müdürlüğünde;

1) Genel Müdürlük Satınalma Komisyonu,

2) Satınalma Dairesi Başkanlığı Satınalma Komisyonu,

b) Bağlı Ortaklıklarda;

1) Genel Müdürlük Satınalma Komisyonu,

2) Satınalma Şube Müdürlüğü Satınalma Komisyonu,

şeklinde oluşturulur.

İhale komisyonlarının teşekkül tarzı aşağıda gösterilmiştir.

a) Teşekkül Genel Müdürlüğünde;

1) Genel Müdürlük Satınalma Komisyonu:

İhale Onay Yetkilisi: Genel Müdür,

Başkan : Genel Müdür Yardımcısı,

Üye : I. Hukuk Müşaviri,

Üye : İşletmeler Dairesi Başkanı,

Üye : Muhasebe ve Finansman Dairesi Başkanı,

Üye : Satınalma Dairesi Başkanı,

2) Satınalma Dairesi Başkanlığı Satınalma Komisyonu:

İhale Onay Yetkilisi: Genel Müdür Yardımcısı,

Başkan : Satınalma Dairesi Başkanı,

Üye : Hukuk Müşaviri veya Avukat,

Üye : İşletmeler Dairesi Başkanlığından ilgili Müdür,

Üye : Muhasebe ve Finansman Dairesi Başkanlığından ilgili Müdür,

Üye : Satınalma Dairesi Başkanlığından ilgili Müdür,

b) Bağlı ortaklıklarda;

1) Genel Müdürlük Satınalma Komisyonu:

İhale Onay Yetkilisi: İhale Onay Yetki limitlerine göre Genel Müdür veya

Yönetim Kurulu : ±

Başkan : Genel Müdür Yardımcısı,

Üye : Hukuk Müşaviri veya Avukat,

Üye : İkmal Şube Müdürü,

Üye : Muhasebe Şube Müdürü,

Üye : Satınalma Şube Müdürü,

2) Satınalma Şube Müdürlüğü Satınalma Komisyonu:

İhale Onay Yetkilisi: Genel Müdür Yardımcısı,

Başkan : Satınalma Şube Müdürü,

Üye : İkmal Şube Müdürlüğünden bir yetkili,

Üye : Hukuk Müşaviri veya Avukat,

Üye : Ambarlar Muhasebesi Şefi,

Üye : İç alım Şefi,

İzin, geçici görev gibi nedenlerle satınalma komisyonları başkan ve üyelerinden herhangi birinin komisyona iştirak edememesi halinde; o başkan veya üyenin görevini yürüten kişi, komisyona iştirak eder.

Satınalma komisyonu kararları; yukarıda belirtilen yetkili onay mercilerinin izin, geçici görev gibi sebeplerle görevleri başında bulunamamaları halinde, yerlerine bakan görevli tarafından onaylanır.

Komisyonun Çalışma Kuralları

Madde 6- Komisyon, başkanın veya görevlendireceği alım ünitesinin daveti ile, eksiksiz olarak toplanır. Toplantının günü, saat ve gündemi (acil olarak yapılan toplantılar hariç) en az bir gün önceden üyelere duyurulur. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Komisyon kararları gerekçeli olarak yazılır ve üyelerce imzalanır. Kararlara karşı olan üyeler gerekçelerini karara yazarak imzalarlar. Komisyon başkanı ve üyeleri aldıkları kararlardan sorumludurlar.

Tekliflerin komisyonda incelenip sonuçlandırılması esastır. Ancak ihtiyaç halinde komisyona görüşleri alınmak üzere ilgili elemanlar çağrılabilir veya ihtiyaç sahibi ünite yetkilisi ile birlikte katılmaları sağlanır. Teknik bir inceleme gerektiği hallerde komisyon, bu inceleme işini ilgili üniteye veya alt komisyona havale edebilir.

Komisyon, bu Yönetmeliğe göre ihaleyi sonuçlandırmaya ve gerekli kararları alıp onaya sunmaya yetkili ve görevlidir.

İhale Onay Yetki Limitleri

Madde 7- İhale onay yetki limitleri TÜGSAŞ Teşekkül Yönetim Kurulu tarafından belirlenir ve gerekli hallerde güncellenir.

a)- Teşekkül Genel Müdürlüğünde;

1) Yaklaşık maliyeti ve uygun bedeli 300,000,000.- TL.'ya kadar (300,000,000.- TL. dahil) olan alımlar Satınalma Memuru tarafından resen,

2) Yaklaşık maliyeti ve uygun bedeli 300,000,001.- TL.'den 5,000,000,000.- TL.'ye kadar (5,000,000,000.- TL. dahil.) olan alımlar Satınalma Dairesi Başkanı'nın onayı,

3) Yaklaşık maliyeti ve uygun bedeli 5,000,000,001.- TL.'den 300,000,000,000.- TL.'ye kadar (300,000,000,000.- TL. dahil) olan alımlar, Satınalma Dairesi Başkanlığı Satınalma Komisyonu Kararının, ilgili Genel Müdür yardımcısının onayı,

4) Yaklaşık maliyeti ve uygun bedeli 300,000,000,001.- TL.'den yaklaşık maliyeti ve sözleşme bedeli bu Yönetmeliğin 1 inci maddesine göre Kamu İhale Kurumu tarafından güncellenen limite kadar olan alımlar, Genel Müdürlük Satınalma Komisyonu Kararının Genel Müdür tarafından onayı,

b)- Bağlı ortaklıklarda;

1) Yaklaşık maliyeti ve uygun bedeli 300,000,000.- TL.'ya kadar (300,000,000.- TL. dahil) olan alımlar satınalma memuru tarafından resen,

2) Yaklaşık maliyeti ve uygun bedeli 300,000,001.- TL.'den 5,000,000,000.- TL.'ye kadar (5,000,000,000.- TL. dahil) olan alımlar Satınalma Müdürünün onayı,

3) Yaklaşık maliyeti ve uygun bedeli 5,000,000,001.- TL.'den 50,000,000,000.- TL.'ye kadar (50,000,000,000.- TL. dahil) olan alımlar, Satınalma Müdürlüğü Satınalma Komisyonu Kararının, ilgili Genel Müdür yardımcısının onayı,

4) Yaklaşık maliyeti ve uygun bedeli 50,000,000,001.- TL.'den 500,000,000,000.- TL.'ye kadar (500,000,000,000.- TL. dahil) olan alımlar, Genel Müdürlük Satınalma Komisyonu Kararının Genel Müdür tarafından onayı,

5) Yaklaşık maliyeti ve uygun bedeli 500,000,000,001.- TL.'den 1,000,000,000,000.- TL.'ye kadar (1,000,000,000,000.- TL. dahil) olan alımlar, Genel Müdürlük Satınalma Komisyonu Kararının Yönetim Kurulunca Onayı,

6) Yaklaşık maliyeti ve uygun bedeli 1,000,000,000,001.- TL.'den yukarı olan alımlar, Teşekkül Yönetim Kurulunun Onayı, ile yapılır. Katma Değer Vergisi bu limitler dışında mütalaa edilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

İhale Dokümanı

İhale Dokümanını Hazırlayacak Ünite ve Yaklaşık Maliyetin Belirlenmesi

Madde 8- İhale konusu olan işlerin özelliğine göre ihaleden önce hazırlanacak teknik ihale dokümanı, ihtiyaç sahibi ünite tarafından; idari ihale dokümanı ile ihale sonucunda teklifi uygun görülen yüklenicilerle yapılacak sözleşmeler ise ihaleyi yapan alım ünitesince hazırlanır.

İdari ihale dokümanının hazırlanması esnasında, gerek duyulması halinde Hukuk Müşavirliği ve ilgili ünitelerden görüş alınır. İlgili ünitelerden görüş alınmış, genel esaslar dahilinde tipleşmiş ihale dokümanları için, sonraki iş ve işlemlerde yeniden görüş alınmasına gerek yoktur.

Mal veya hizmet ihalesi yapılmadan önce İdarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Bu yaklaşık maliyete ihale ilanlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmi ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanamaz.

İhale Dokümanında Yer Alması Gereken Konular

Madde 9- İhtiyaç sahibi ünite tarafından hazırlanan teknik ihale dokümanı rekabeti ortadan kaldıracak bir marka, sistem ve patenti işaret edecek şekilde olamaz. Ancak, teknik zorunluluk arz eden durumlar hariç tek bir firma söz konusu olduğunda ilgili birimlerce teknik gerekçe raporu hazırlanır. Teknik ihale dokümanı, gerekli hallerde konu hakkında uzmanlaşmış yerli-yabancı kişi veya kuruluşlara da hazırlattırılabilir. İhale dokümanları yabancı dilde de düzenlenebilir.

İhale dokümanında, işin niteliğine göre konulacak özel ve teknik şartlardan başka, genel olarak aşağıdaki şartlardan gerekli olanlar yer alır.

a) İhale konusu işin; türü, niteliği, miktarı ve ihale yöntemi,

b) İşin ve ihalenin yapılma yeri ve zamanı, teslim etme ve alma şekil ve şartları,

c) Tekliflerin opsiyonu,

d) Ödeme koşulları, fiyat esasları,

e) Vergi, resim ve harçlarla, sipariş/sözleşme giderleri, sigorta giderleri, fon ve diğer masrafların kimin tarafından ödeneceği,

f) Uygun fiyat ve şartlarda üstünlüğü tespitte komisyonların serbest olduğu,

g) Teminat alınması gereken işler için alınacak geçici teminatın ihale dokümanında belirtilen süre için geçerli, kesin teminatın ise idarenin belirlediği süreye uygun olması gerektiği,

h) Sözleşme gerektiren durumlarda Sözleşmelerin noterce onaylanıp onaylanmayacağı,

ı) Yüklenilen işin bir bölümünün ya da tamamının yapılmaması halinde yapılacak işlemler, uygulanacak cezai şartlar,

j) Gerektiğinde yapılacak muayene ve tahlillerin hangi kuruluşlarda yapılacağı, masrafların kimin tarafından karşılanacağı,

k) Muayene sırasında, görülen arıza ve eksikliklerin giderilmesi için tanınacak sürenin cezalı süreden sayılıp sayılmayacağı,

l) Uyuşmazlıkların çözümünde yetkili mahkeme ve icra daireleri; Türk Mahkemelerinin yetkili olması durumunda sözleşme ve ihale dokümanının Türkçe metninin geçerli olacağı,

m) İhale miktarında, ihale dokümanında belirlenen oranlarda azalma ve çoğalmaların iki tarafça kabul edileceği,

n) Yüklenicilerden işin önem ve özelliğine göre, Ticaret Odasından alınacak faaliyet belgesi, mali durum belgesi, teknik personel beyannamesi, iş yaptığı banka referans mektubu, yaptığı işler, teknik kapasitesi, taahhütte bulunduğu işler, yeterlik belgesi gibi ehliyet ve belgelerin aranabileceği,

o) TÜGSAŞ'ın bu iş ve işlemlerle ilgili olarak 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa tabi olmadığı,

p) Yüklenicinin TÜGSAŞ'ın yazılı izni olmadan işi başkasına devredemeyeceği,

r) Yükleniciye ilgili madde hükümlerine göre avans verilecekse bunun koşul, miktarları/oranları ve avans mahsup oranı,

s) Mücbir sebepler ve süre uzatımı verilmesini gerektiren hususlar,

t) En son teklif verme saatinden sonra gelen tekliflerin hiç bir şekilde değerlendirmeye alınmayacağı,

u) TÜGSAŞ'ın herhangi bir aşamada ihaleyi iptal edebileceği,

v) İhale dokümanı Türkçe ile birlikte yabancı dilde de düzenlenmiş ise herhangi bir ihtilaf halinde Türkçe metnin geçerli olacağı,

y) Diğer önemli ve gerekli hususlar.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

İhale İlanları, Katılamayacak Olanlar ve Teminatlar

İhale İlanları

Madde 10- İhaleye çıkarılacak iş, her türlü hazırlığı ve ihale dokümanı tamamlandıktan sonra isteklilere ilan yoluyla iletilir.

İlanlar ihalenin yapılacağı tarihten en az 10 iş günü önce yapılır. Bu süre acil durumlarda ihale onay makamının onayı ile 3 iş gününe kadar indirilebilir. İlanlar, yerel veya Türkiye genelinde çıkan günlük gazetelerden birisi veya Resmi Gazete ile yapılır. İşin önemine göre 2 veya 3 seçenek birlikte de kullanılabilir.

İhale konusu işle ilgili meslek kuruluşları bulunması ve gerek görülmesi hallerinde bu maddedeki süreler içerisinde önceden bu kuruluşlara da duyuru yapılabilir.

Uluslararası ihalelerde ihale şartları Ticaret Ataşelikler/Büyükelçilikler aracılığı ile veya doğrudan TÜGSAŞ tarafından yazılı olarak ya da faksla ve/veya diğer haberleşme araçları ile isteklilere duyurulabilir.

İlanlarda Bulunması Gerekli Konular

Madde 11- İhale edilecek işin önem ve özelliğine göre;

a) Alım konusu malın veya hizmetin türü, teslim yeri, miktarı,

b) İhalenin hangi usulle, nerede ve ne zaman yapılacağı,

c) İhale dokümanının bedelli veya bedelsiz nerelerden temin edilebileceği,

d) TÜGSAŞ'ın bu iş ve işlemlerle ilgili olarak 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa tabi olmadığı, konularının tamamı ilanlarda yer alır.

İlan Gerektirmeyen Durumlar

Madde 12- Aşağıdaki hallerde alımlar; TÜGSAŞ firma repertuarında kayıtlı firmalardan ve ihale konusuyla iştigal eden firmalardan teklif istenmek suretiyle, ilan verilmeksizin gerçekleştirilir.

a) Yaklaşık maliyeti 20 milyar TL.'sını aşmayan alımlar,

b) Amili firmalardan yapılacak alımlar,

c) Pazarlık usulü ile yapılacak alımlar,

d) Genel Müdürlük Makamı onayı almak şartıyla acil durum gerektiren alımlar.

İhaleye Katılamayacak Olanlar

Madde 13- Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı veya alt yüklenici olarak, kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde ihalelere katılamazlar.

a) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve diğer kanunlardaki hükümler gereğince geçici veya sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar.

b) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler.

c) İdarenin ihale yetkilisi kişileri ile bu yetkiye sahip kurullarda görevli kişiler.

d) İdarenin ihale konusu işle ilgili her türlü ihale işlemlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve onaylamakla görevli olanlar.

e) (c) ve (d) bentlerinde belirtilen şahısların eşleri ve üçüncü dereceye kadar kan ve ikinci dereceye kadar kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri.

f) (c), (d) ve (e) bentlerinde belirtilenlerin ortakları ile şirketleri (bu kişilerin yönetim kurullarında görevli bulunmadıkları veya sermayesinin %10'undan fazlasına sahip olmadıkları anonim şirketler hariç).

İhale konusu işin danışmanlık hizmetlerini yapan yükleniciler bu işin ihalesine katılamazlar. Aynı şekilde, ihale konusu işin yüklenicileri de o işin danışmanlık hizmeti ihalelerine katılamazlar. Bu yasaklar, bunların ortaklık ve yönetim ilişkisi olan şirketleri ile bu şirketlerin sermayesinin yarısından fazlasına sahip oldukları şirketleri için de geçerlidir.

İdare bünyesinde bulunan veya idare ile ilgili her ne amaçla kurulmuş olursa olsun vakıf, dernek, birlik, sandık gibi kuruluşlar ile bunların kurmuş oldukları veya ortak oldukları şirketler bu idarelerin ihalelerine katılamazlar.

Bu yasaklara rağmen ihaleye katılan istekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca bu durumun tekliflerin değerlendirmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa, teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir.

İhalelerden yasaklananlar ve yasakları kaldırılanlar ilgili ünitece Kamu İhale Kurumuna bildirilir.

Geçici Teminat

Madde 14- İhalelerde teklif edilen bedelin %3'ü oranında geçici teminat alınır. Geçici teminatın banka teminat mektubu şeklinde verilmesi durumunda, tekliflerin geçerlilik süresinden en az otuz gün fazla süreli olmak kaydıyla geçici teminat mektuplarında süre belirtilir.

İhale üzerinde kalan teklif sahibinin geçici teminatı, kesin teminat alındıktan ve sipariş verildikten/sözleşme imzalandıktan sonra, ikinci ve üçüncü sıradaki teklif sahibinin teminatı sözleşme imzalanana kadar, diğerlerininki ise ihale sonuçlandıktan sonra iade edilir.

Kesin Teminat

Madde 15- Üzerinde ihale kalan istekliden ihale bedelinin %6'sı oranında kesin teminat alınır. Kesin teminatın banka teminat mektubu şeklinde verilmesi durumunda, kesin teminat mektuplarının süresi ihale konusu işin bitiş tarihi dikkate alınmak suretiyle idare tarafından belirlenir.

Kesin teminat, işin sözleşme ve eklerine uygun olarak tamamlanıp kesin kabulü yapıldıktan ve yüklenicinin İdareye muaccel hale gelmiş borcu bulunmadığı tespit edildikten sonra, yerli yüklenicilerin ise sözleşmesinde belirtilmiş ise Sosyal Sigortalar Kurumu'ndan alınacak ilişiksizlik belgesi getirilmesi durumunda iade edilir.

Ek Teminat

Madde 16- Yüklenicinin kusurlu davranışlarından kaynaklanan zararın giderilmesi amacıyla ek teminatın alınmasına gerek görülen ihalelerde tahakkuk edecek istihkaklarından belirtilen oranda ek teminat tahsil edilir. Bu teminatın alınması ve iadesine ilişkin hükümlere ihale dokümanında yer verilir.

Teminat Olarak Kabul Edilecek Değerler

Madde 17- Tedavülde olan Türk Parası, Hazine Müsteşarlığı'nca ihraç edilen Devlet İç Borçlanma Senetleri ve bu senetler yerine düzenlenen belgeler (bu senetler ve yerlerine düzenlenen belgelerden nominal değere faiz dahil edilerek ihraç edilenler, ana paraya tekabül eden satış değeri üzerinden dikkate alınır) ve teminat mektubu vermeye yetkili Türkiye'de yerleşik bankalardan ve Devletçe kabul edilen esaslara uygun olarak özel finans kuruluşları tarafından düzenlenecek teminat mektupları, teminat olarak kabul edilir.

Yurt dışı ihalelerde T.C. Merkez Bankasınca alınıp satılabilir döviz cinsinden para ile yabancı bankaların kontrgarantisine istinaden, teminat mektubu vermeye yetkili Türkiye'de yerleşik bankalar ve özel finans kuruluşları tarafından düzenlenmiş teminat mektupları geçici ve kesin teminat olarak kabul edilir.

Türkiye dışında faaliyette bulunan banka veya benzeri kredi kuruluşlarının kontrgarantisi üzerine Türkiye'de faaliyette bulunan banka veya özel finans kuruluşlarının düzenleyecekleri teminat mektupları teminat olarak kabul edilir. Türkiye'de yerleşik olmayan yabancı bankalarca düzenlenen teminat mektupları teminat olarak kabul edilemez.

Teminat Aranmayacak İhaleler

Madde 18- Gerekli görülen aşağıdaki hallerde;

a) Kamu kurum ve kuruluşlarından yapılan alımlarda,

b) Amili firmalardan yapılacak alımlarda,

c) Mal ve hizmetin bir defada teslim ve yerine getirilme imkanının bulunduğu pazarlık yöntemiyle yapılan ihalelerde,

d) Yaklaşık maliyeti 5 milyar TL.'sını geçmeyen mal ve hizmet alımlarında, kısmen ya da tamamen geçici ve/veya kesin teminat aranmayabilir.

Avans Verilmesi

Madde 19- Zorunlu ve ayrıcalıklı durumlarda yetki limitleri dahilinde Yönetim Kurulu veya Genel Müdür onayı alınmak kaydıyla kesin banka teminat mektubuna karşılık belirlenecek avans mahsup oranlarına göre yüklenicilere avans verilebilir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

İhale Usulleri ve Tekliflerin Değerlendirilmesi

İhale Usulleri

Madde 20- TÜGSAŞ ihalelerinde aşağıda belirtilen usullerden birisi kullanılır.

1) Kapalı zarfla teklif alma usulü

2) Pazarlık Usulü

Kapalı zarfla teklif alma usulü öncelikli tercih olmakla birlikte usulün seçiminde, İdarenin menfaatlerini koruması, mal ve hizmetin temininde en uygun yol olması, işi en uygun istekliye vermeyi mümkün kılması, söz konusu işi daha iyi bir şekilde yerine getireceği İdarece bilinen isteklileri ihale dışında bırakmaması, hususlarına dikkat edilir.

Kapalı Zarfla Teklif Alma Usulü

Madde 21- İlan vermek suretiyle veya ilan ile birlikte, TÜGSAŞ firma repertuarına kayıtlı firmalara faksla veya mektupla ihale dokümanı gönderilerek tekliflerin kapalı zarfla alınması usulüdür.

Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir veya kaşelenir.

Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyadı veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur. Mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde, alternatif teklifler de aynı şekilde hazırlanarak sunulur.

Tekliflerin Alınması

Madde 22- Teklifler, ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.

Verilen teklifler herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez.

Tekliflerin Açılması

Madde 23- Toplanan komisyon, kendisine o saate kadar kaç teklif ulaştığını; zarflarda kuşkulu ve aykırı durumların bulunup bulunmadığını ve zarfların kapalı olup olmadıklarını tespit eder. Teklif mektuplarındaki işin biçimsel esasına ve ihalenin sonucuna etki etmeyecek eksiklikler, komisyonca tamamlattırılabilir.

Daha sonra orada bulunan istekliler önünde zarflar geliş sıra numaralarına göre birer birer açılır. Aranılan genel ve özel şartların yerine getirilip getirilmediği; geçici teminatın ihale dokümanına uygunluğu ile istenilen belgelerin tamam olup olmadığı incelenerek ihaleye katılamayacak firmalar ile ihaleye katılanların fiyatları, huzurda bulunan firmalara yüksek sesle okunur.

İhale komisyonu başkanı, yapılacak çalışmalar ve değerlendirmeler sonucu en uygun teklif sahibinin belirleneceğini, kararın yetkili makam onayı ile kesinleşeceğini ve ihale dokümanında yazılı opsiyon içinde katılanlara bildirileceğini hazır bulunanlara duyurur.

Teknik Birim veya Alt Komisyonda İnceleme Gerekliliği

Madde 24- Teklifler, ihale komisyonunca konu gereği teknik birimlere veya oluşturulacak bir alt komisyona, ara karar alınarak incelemeye verilebilir. Alt Komisyon teknik birim ve/veya ilgili birimlerin elemanlarından oluşur.

Alt komisyon, teklifleri teknik ve gerek görülmesi halinde fiyat ve idari ihale dokümanı yönlerinden karşılaştırmalı olarak incelemesini yansıtacak şekilde bir cetvelde toplar. Tespitlerini veya istenmesi halinde görüşlerini bir rapor halinde tutanağa bağlayıp ihale komisyonunda görüşülmek üzere ihaleyi yapan birime teslim eder.

Tekliflerin Değerlendirilmesi

Madde 25- Kapalı zarfla teklif alma usulü ile yapılan ihalede, teklifler değerlendirildikten sonra, en uygun teklif sahibinden ve gerektiğinde komisyonun uygun göreceği diğer teklif sahiplerinden de indirim istenebilir.

Bu şekilde belirlenen en uygun teklif sahibi istenen miktarı karşılayamadığı takdirde ve gerekli görülen durumlarda, komisyonca sırasıyla daha sonra gelen isteklilere ait teklifler değerlendirilmek suretiyle alım tamamlanır.

Birden çok istekli tarafından aynı fiyat teklif edildiği, koşullar ve sağlanmak istenen yararlarda eşitlik bulunduğu takdirde eşit olan isteklilerden indirim istenerek ihale sonuçlandırılır.

Pazarlık Usulü

Madde 26- Bu usul aşağıda sıralanan durumlardan birisinin meydana gelmesi halinde uygulanabilir:

a) Kapalı zarfla teklif alma usulü ile yapılan ihaleye isteklilerin çıkmaması veya istekliler tarafından İdarece kabul edilemeyecek teklifler ileri sürülmesi halindeki işlerde,

b) Mal veya hizmetin sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceği tespit edilen işlerde ve amili firmalardan yapılacak alımlarda,

c) Sözleşmede hüküm bulunması halinde sözleşmenin feshi üzerine yapılması zorunlu acil işlerde,

d) Önceden öngörülemeyen ani ve olağanüstü bir durumun doğması üzerine muhtemel üretim kayıplarının önüne geçilmesini teminen ivedi yapılması zorunlu mal ve hizmet alımı, taşınması, yükleme ve boşaltılması işlerinde,

e) Kamu Kurum ve Kuruluşlarından yapılacak mal ve hizmet alımlarında.

Pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde teklifler, işin nitelik ve gereğine göre bir veya daha çok istekliden elden veya faks ve benzeri haberleşme araçları ile yazılı olarak istenir. Teklifler kapalı zarf içinde alınır. Ancak (b) ve (e) bentlerinde sayılanlardan faks ile de teklif alınabilir.

Tekliflerin ihale komisyonunca değerlendirilmesi aşamasından sonra, istekliler veya yetkili kıldığı kişi veya kişilerle verdikleri teklifler üzerinde fiyat görüşmesi yapılır.

Bu fiyat görüşmesinde; ihale komisyonu istekliler ile yapacağı tek toplantıda, teklif veren isteklileri ve bunların teklif ettikleri fiyatları açıklar ve isteklilerden, ihale kararına esas olacak son indirimli fiyat tekliflerini yazılı ve kapalı olarak sunmalarını ister. Verilen bu son fiyat teklifleri değerlendirilerek ihale sonuçlandırılır.

ALTINCI BÖLÜM

İhalenin Kesinleşmesi ve Sipariş Verilmesi/Sözleşmenin Yapılması

İhalenin Onayı ve Kesinleşmesi

Madde 27- Komisyon, yaptığı çalışmalar ve değerlendirmeler sonucu en uygun teklifi belirleyerek karara bağlar. Hazırlanan gerekçeli karar üyelere imzalatıldıktan sonra yetki limitlerine göre belirlenen onay makamına sunulur.

İhale kararları teklif geçerlilik süresi içinde, ihale yetkilisince onaylanır veya gerekçesi açıkça belirtilmek suretiyle iptal edilir.

İhalenin Bildirilmesi ve Sipariş Verilmesi

Madde 28- İhaleler kesinleştikten sonra yüklenicinin teklifinde belirtilen opsiyon içerisinde yükleniciye yazılı olarak bildirilmek suretiyle sipariş verilir. Yüklenicinin yazılı teyidi ile sipariş verme işlemi tamamlanmış olur. İdarenin gerekli görmediği hallerde yüklenici ile ayrıca karşılıklı bir sözleşme imzalanmayabilir.

Sipariş/Sözleşmenin Uygulanması

Madde 29- Siparişler/Sözleşmeler Alım Ünitesi tarafından izlenir ve yürütülür.

İlave İş

Madde 30- Şartnamesinde belirtilmek koşuluyla, Merkezde ve Bağlı Ortaklıklarda Genel Müdürlük Makamının Onayı alınmak kaydıyla, sözleşme veya sipariş bedelinin %20'sini geçmemek üzere sözleşme veya siparişte yer alan birim fiyat ve şartlarla aynı firmaya ilave iş yaptırılabilir. Ancak bu iş artışıyla birlikte sözleşme bedeli bu Yönetmeliğin 1 inci maddesinde belirtilen parasal limiti aşamaz.

Mücbir Sebepler

Madde 31- Yükleniciden kaynaklanan bir kusurdan ileri gelmemiş ve taahhüdün yerine getirilmesine engel nitelik olması, yüklenicinin bu engeli ortadan kaldırmaya gücünün yetmemesi, mücbir sebebin meydana geldiği tarihi izleyen 3 iş günü içinde yüklenicinin İdareye yazılı olarak bildirimde bulunması ve bu durumun 10 gün içinde yetkili merciler tarafından belgelendirilerek İdareye sunulması kaydıyla, aşağıda belirtilen haller mücbir sebep olarak kabul edilir.

a) Doğal afetler

b) Kanuni grev,

c) Genel salgın hastalık,

d) Kısmi veya genel seferberlik ilanı,

e) Gerektiğinde Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenecek benzeri diğer haller.

Mücbir sebebin 20 günü aşması halinde İdare tek taraflı olarak sözleşmeyi feshedebilir. Sözleşmenin feshedilmesi halinde hesap, genel mevzuat hükümlerine göre tasfiye edilerek teminat mektubu iade edilir.

Muayene ve Tesellüm Şekli

Madde 32- Satınalma ve ihale suretiyle İdarece teslim alınacak her türlü malın muayene ve tesellümü "TÜRKİYE GÜBRE SANAYİİ A.Ş. Muayene ve Tesellüm Yönetmeliği" hükümlerine göre yapılır.

YEDİNCİ BÖLÜM

Son Hükümler

Gizlilik

Madde 33- Yargı organlarının kararları ile yetkili ve görevli kurum ve kuruluşların istekleri saklı kalmak kaydı ile bu Yönetmeliğin uygulanmasında, görevliler ihale süreci ile ilgili bütün işlemlerde gizliliğe riayet ederler.

Yürürlük

Madde 34- Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 35- Bu Yönetmelik hükümlerini TÜGSAŞ Genel Müdürü yürütür.